Un treballador del coneixement mitjà passa entre un terç i la meitat de la setmana laboral en reunions. Una part considerable d'aquest temps dona uns resultats que s'haurien pogut aconseguir amb un missatge de dos paràgrafs. Ningú no es proposava crear aquesta situació: va passar de mica en mica, a mesura que les reunions es van convertir en la resposta per defecte a qualsevol necessitat de coordinació.
La solució no és eliminar les reunions. Algunes coses necessiten de debò una discussió en directe. La solució és adequar el format a la finalitat: entendre quan una reunió és l'eina adequada i quan no, i dirigir les que fas amb prou estructura perquè valguin el temps que s'hi dedica.
No totes les reunions són iguals. Una reunió de decisió, una actualització d'estat, una sessió de pluja d'idees i una conversa per generar confiança gairebé no tenen res en comú pel que fa a allò que requereixen. Fer servir el mateix format (seixanta minuts, tothom convidat, estructura fluixa) per a totes és el motiu pel qual tantes reunions semblen una pèrdua de temps.
| Tipus de reunió | Es pot fer asíncrona? | Format en directe ideal | Màx. assistents |
|---|---|---|---|
| Decisió necessària | A vegades | 25–45 min; lectura prèvia obligatòria; present qui ha de decidir; acabar amb una decisió per escrit | 5–6 |
| Actualització d'estat | Normalment sí | En directe: 15 min de reunió dempeus, sense discussió; els bloquejos s'envien a un fil asíncron | 8–10 |
| Pluja d'idees | Poques vegades | 60 min com a màxim; primer generació silenciosa (5–10 min) i després posada en comú i agrupació; cal un facilitador | 4–7 |
| Relació / seguiment | No | 1:1 de 30 min; no cal ordre del dia; el format passejant o prenent un cafè funciona bé | 2 |
La reunió d'actualització d'estat és la reunió més habitual i més substituïble de l'agenda d'un petit negoci. Existeix per respondre: què passa, què s'ha fet, què està encallat? Són preguntes que es poden respondre per escrit, llegir de manera asíncrona i consultar més tard.
L'argument per mantenir les actualitzacions d'estat com a reunions sol ser «però llavors la gent no llegeix les actualitzacions». Això és un problema de cultura i de responsabilitat, no de reunions. La reunió és una solució provisional per a una cultura on la gent no llegeix. La solució és arreglar la cultura, no imposar un impost setmanal sobre el temps de tothom per compensar-ho.
Substitueix la reunió setmanal d'estat per una breu actualització escrita publicada cada dilluns. En un mes, la majoria dels equips diuen que la prefereixen: la poden llegir quan tenen cinc minuts, fer un cop d'ull a les parts que els afecten i tornar-hi quan necessiten recordar què passava fa tres setmanes.
Les decisions que requereixen un diàleg en temps real (on la informació no és tota al cap d'una sola persona, on diferents punts de vista han d'interactuar abans de poder arribar a una conclusió) es beneficien de debò d'una discussió síncrona. Però la majoria de reunions de decisió fracassen perquè els participants arriben sense preparar.
La lectura prèvia és innegociable en qualsevol reunió de decisió important. Qui convoca la reunió hauria de fer circular un resum d'una pàgina: què decidim, les opcions que es plantegen, els compromisos principals i una recomanació. Els assistents l'haurien d'haver llegit abans d'entrar. Així la reunió serveix per discutir i afinar la recomanació, no per sentir descriure el problema per primera vegada.
La pluja d'idees clàssica (llançar idees a una pissarra mentre la veu més forta marca el resultat) és una de les maneres menys eficaces de generar pensament creatiu. La recerca mostra de manera consistent que les persones generen més idees, i millors, per separat que en grup, perquè el pensament de grup, la pressió social i l'ancoratge a les primeres idees inhibeixen el pensament independent.
Un format millor: comparteix el problema per endavant. Demana a cada persona que escrigui les seves tres idees principals abans de la reunió. Comença la reunió amb cinc o deu minuts de generació individual en silenci (per fer aflorar qualsevol cosa nova). Després poseu-ho en comú i agrupeu-ho; la feina del facilitador és crear espai per a les veus més tímides, perquè la millor idea de la sala sovint no és la de la persona més segura de si mateixa.
Més enllà del format, uns quants hàbits marquen una gran diferència en la qualitat de les reunions:
Una reunió de seixanta minuts amb sis persones no costa una hora. Costa sis hores de temps col·lectiu, més el cost del canvi de context d'arrencar cada persona de la feina de concentració. Per a un equip de deu persones que dedica quatre hores a la setmana a reunions, són quaranta hores: la setmana laboral sencera d'una persona, gastada cada setmana en reunions. Quantes d'aquestes hores donen resultats que no s'haurien pogut aconseguir d'una altra manera?
Això no és un argument en contra de totes les reunions. És un argument per tractar el temps de reunió com el recurs car que és i ser tan deliberat amb ell com ho ets amb qualsevol altra despesa important del negoci.