Một nhân viên tri thức trung bình dành từ một phần ba đến một nửa tuần làm việc cho các cuộc họp. Một phần đáng kể trong số đó tạo ra kết quả mà một tin nhắn hai đoạn cũng đạt được. Không ai chủ ý tạo ra tình trạng này. Nó hình thành dần dần, khi họp trở thành phản ứng mặc định trước mọi nhu cầu phối hợp.
Giải pháp không phải là loại bỏ họp. Có những việc thực sự cần thảo luận trực tiếp. Giải pháp là chọn hình thức phù hợp với mục đích: hiểu khi nào họp là công cụ đúng và khi nào không, và tổ chức những cuộc họp bạn thực sự cần với đủ cấu trúc để xứng đáng với thời gian bỏ ra.
Không phải cuộc họp nào cũng giống nhau. Một cuộc họp ra quyết định, một buổi cập nhật tiến độ, một buổi brainstorm và một cuộc trò chuyện xây dựng quan hệ gần như không có điểm chung về những gì chúng đòi hỏi. Dùng cùng một hình thức cho tất cả, sáu mươi phút, mời tất cả mọi người, cấu trúc lỏng lẻo, là lý do khiến rất nhiều cuộc họp có cảm giác lãng phí.
| Loại cuộc họp | Làm bất đồng bộ được không? | Hình thức họp trực tiếp lý tưởng | Số người dự tối đa |
|---|---|---|---|
| Cần ra quyết định | Đôi khi | 25–45 phút; bắt buộc đọc tài liệu trước; có người ra quyết định tham dự; kết thúc bằng quyết định bằng văn bản | 5–6 |
| Cập nhật tiến độ | Thường là được | Nếu họp trực tiếp: standup 15 phút, không thảo luận, gửi các vướng mắc vào luồng bất đồng bộ | 8–10 |
| Brainstorm | Hiếm khi | Tối đa 60 phút; tự nghĩ ý tưởng im lặng trước (5–10 phút), sau đó chia sẻ và nhóm lại; cần người điều phối | 4–7 |
| Quan hệ / hỏi thăm | Không | 1:1 30 phút; không cần chương trình họp; đi bộ hoặc cà phê đều hợp | 2 |
Họp cập nhật tiến độ là loại họp phổ biến nhất và dễ thay thế nhất trong lịch của một doanh nghiệp nhỏ. Nó tồn tại để trả lời: đang diễn ra điều gì, đã xong gì, đang kẹt ở đâu? Đây là những câu hỏi có thể trả lời bằng văn bản, đọc bất đồng bộ và tra lại sau này.
Lập luận để giữ các buổi cập nhật tiến độ dưới dạng họp thường là "nhưng khi đó mọi người sẽ không đọc bản cập nhật". Đó là vấn đề văn hóa và trách nhiệm giải trình, không phải vấn đề của cuộc họp. Cuộc họp chỉ là giải pháp tạm cho một văn hóa mà mọi người không đọc. Cách giải quyết là sửa văn hóa, chứ không phải đánh thuế thời gian của mọi người hằng tuần để bù đắp.
Hãy thay buổi họp cập nhật hằng tuần bằng một bản cập nhật ngắn bằng văn bản đăng vào mỗi sáng thứ Hai. Trong vòng một tháng, hầu hết các nhóm cho biết họ thích cách này hơn: họ đọc khi có năm phút rảnh, lướt qua những phần liên quan đến mình và xem lại khi cần nhớ chuyện gì đã diễn ra ba tuần trước.
Những quyết định đòi hỏi trao đổi qua lại theo thời gian thực, khi thông tin không nằm trọn trong đầu một người, khi các góc nhìn khác nhau cần tương tác trước khi có thể kết luận, thực sự được lợi từ thảo luận đồng bộ. Nhưng hầu hết các cuộc họp ra quyết định thất bại vì người tham dự đến mà chưa chuẩn bị gì.
Tài liệu đọc trước là điều không thể thương lượng với mọi cuộc họp ra quyết định quan trọng. Người triệu tập cuộc họp nên gửi một bản tóm tắt một trang: điều đang cần quyết định, các phương án đang cân nhắc, những đánh đổi chính và một đề xuất. Người tham dự phải đọc trước khi bước vào. Khi đó cuộc họp dành cho thảo luận và hoàn thiện đề xuất, chứ không phải để nghe vấn đề được mô tả lần đầu tiên.
Brainstorm kiểu thông thường, tức ném ý tưởng lên bảng trắng và để người nói to nhất định hình kết quả, là một trong những cách kém hiệu quả nhất để khơi gợi tư duy sáng tạo. Các nghiên cứu liên tục cho thấy từng cá nhân nghĩ riêng tạo ra nhiều ý tưởng hơn và tốt hơn so với làm trong nhóm, vì tư duy bầy đàn, áp lực xã hội và việc bám vào những ý tưởng đầu tiên kìm hãm tư duy độc lập.
Một hình thức tốt hơn: chia sẻ vấn đề từ trước. Yêu cầu mỗi người ghi ra ba ý tưởng hàng đầu trước cuộc họp. Mở đầu cuộc họp bằng năm đến mười phút mỗi người tự nghĩ trong im lặng (để bộc lộ những điều mới). Sau đó chia sẻ và nhóm lại, và nhiệm vụ của người điều phối là tạo không gian cho những tiếng nói trầm hơn, vì ý tưởng hay nhất trong phòng thường không thuộc về người tự tin nhất.
Ngoài hình thức, một vài thói quen tạo khác biệt lớn cho chất lượng cuộc họp:
Một cuộc họp sáu mươi phút với sáu người không tốn một giờ. Nó tốn sáu giờ thời gian tập thể, cộng với chi phí chuyển đổi ngữ cảnh khi kéo từng người ra khỏi công việc cần tập trung. Với một nhóm mười người có bốn giờ họp mỗi tuần, đó là bốn mươi giờ, bằng cả tuần làm việc của một người, tiêu vào họp mỗi tuần. Có bao nhiêu trong số những giờ đó tạo ra kết quả không thể đạt được bằng cách khác?
Đây không phải lập luận chống lại mọi cuộc họp. Đây là lập luận để coi thời gian họp là nguồn lực đắt đỏ như nó vốn là, và cân nhắc kỹ lưỡng với nó như với bất kỳ khoản chi tiêu kinh doanh đáng kể nào khác.