พนักงานสายงานความรู้โดยเฉลี่ยใช้เวลาระหว่างหนึ่งในสามถึงครึ่งหนึ่งของสัปดาห์ทำงานไปกับการประชุม และเวลาส่วนไม่น้อยนั้นให้ผลลัพธ์ที่ได้มาจากข้อความสองย่อหน้าก็ได้ ไม่มีใครตั้งใจให้เป็นแบบนี้ มันค่อย ๆ เกิดขึ้นเมื่อการประชุมกลายเป็นคำตอบโดยปริยายของทุกความต้องการในการประสานงาน
ทางแก้ไม่ใช่การเลิกประชุมทั้งหมด บางเรื่องต้องคุยกันสด ๆ จริง ๆ ทางแก้คือเลือกรูปแบบให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ ทำความเข้าใจว่าเมื่อไรการประชุมเป็นเครื่องมือที่เหมาะและเมื่อไรไม่ใช่ และจัดการประชุมที่จำเป็นต้องมีด้วยโครงสร้างที่เพียงพอให้คุ้มค่ากับเวลา
การประชุมไม่ได้เหมือนกันทั้งหมด การประชุมเพื่อตัดสินใจ การอัปเดตสถานะ การระดมความคิด และการพูดคุยเพื่อสร้างความสัมพันธ์ แทบไม่มีอะไรเหมือนกันเลยในแง่ของสิ่งที่ต้องใช้ การใช้รูปแบบเดียวกันกับทุกประเภท คือหกสิบนาที เชิญทุกคน โครงสร้างหลวม ๆ คือสาเหตุที่การประชุมจำนวนมากให้ความรู้สึกว่าเสียเวลา
| ประเภทการประชุม | ทำแบบ async ได้ไหม? | รูปแบบการประชุมสดที่เหมาะสม | จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุด |
|---|---|---|---|
| การตัดสินใจ | บางครั้ง | 25–45 นาที; ต้องอ่านเอกสารล่วงหน้า; ผู้ตัดสินใจต้องเข้าร่วม; จบด้วยการบันทึกการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษร | 5–6 |
| อัปเดตสถานะ | มักทำได้ | ถ้าจัดสด: สแตนด์อัป 15 นาที ไม่มีการอภิปราย ส่งอุปสรรค (blocker) ไปคุยในเธรดแบบ async | 8–10 |
| การระดมความคิด | แทบไม่ได้ | สูงสุด 60 นาที; เริ่มด้วยการคิดเงียบ ๆ ก่อน (5–10 นาที) แล้วจึงแบ่งปันและจัดกลุ่ม; ต้องมีผู้ดำเนินการ (facilitator) | 4–7 |
| การสร้างความสัมพันธ์ / เช็กอิน | ไม่ | คุยตัวต่อตัว 30 นาที; ไม่จำเป็นต้องมีวาระ; เดินคุยหรือนั่งดื่มกาแฟก็ใช้ได้ดี | 2 |
การประชุมอัปเดตสถานะเป็นการประชุมที่พบบ่อยที่สุดและทดแทนได้ง่ายที่สุดในปฏิทินของธุรกิจขนาดเล็ก มันมีไว้เพื่อตอบว่า เกิดอะไรขึ้น อะไรเสร็จแล้ว อะไรติดขัด ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบเป็นลายลักษณ์อักษรได้ อ่านแบบ async ได้ และย้อนกลับมาดูภายหลังได้
เหตุผลที่มักยกมาเพื่อคงการอัปเดตสถานะไว้เป็นการประชุมคือ "แต่คนจะไม่อ่านอัปเดต" นั่นเป็นปัญหาด้านวัฒนธรรมและความรับผิดชอบ ไม่ใช่ปัญหาของการประชุม การประชุมเป็นเพียงทางแก้ขัดสำหรับวัฒนธรรมที่คนไม่อ่าน ทางออกคือแก้ที่วัฒนธรรม ไม่ใช่เก็บภาษีเวลาของทุกคนทุกสัปดาห์เพื่อชดเชยปัญหานั้น
แทนที่การประชุมอัปเดตสถานะประจำสัปดาห์ด้วยอัปเดตสั้น ๆ แบบลายลักษณ์อักษรที่โพสต์ทุกวันจันทร์ ภายในหนึ่งเดือน ทีมส่วนใหญ่บอกว่าชอบวิธีนี้มากกว่า เพราะอ่านได้เมื่อมีเวลาห้านาที ข้ามส่วนที่ไม่เกี่ยวกับตัวเองได้ และย้อนกลับมาดูเมื่อต้องการนึกว่าสามสัปดาห์ก่อนเกิดอะไรขึ้น
การตัดสินใจที่ต้องอาศัยการโต้ตอบกันแบบเรียลไทม์ เช่น กรณีที่ข้อมูลไม่ได้อยู่ในหัวของคนใดคนหนึ่ง หรือต้องให้มุมมองที่ต่างกันมาปะทะกันก่อนจึงจะได้ข้อสรุป ได้ประโยชน์จากการหารือแบบสดจริง ๆ แต่การประชุมตัดสินใจส่วนใหญ่ล้มเหลวเพราะผู้เข้าร่วมมาโดยไม่ได้เตรียมตัว
เอกสารให้อ่านล่วงหน้าเป็นข้อที่ต่อรองไม่ได้สำหรับการประชุมตัดสินใจที่สำคัญทุกครั้ง ผู้เรียกประชุมควรแจกบรีฟหนึ่งหน้า ได้แก่ เรื่องที่จะตัดสินใจ ทางเลือกที่พิจารณา ข้อแลกเปลี่ยนที่สำคัญ และข้อเสนอแนะ ผู้เข้าร่วมควรอ่านก่อนเข้าห้อง การประชุมจึงใช้สำหรับหารือและปรับปรุงข้อเสนอ ไม่ใช่เพื่อฟังคำอธิบายปัญหาเป็นครั้งแรก
การระดมความคิดแบบมาตรฐาน คือโยนไอเดียขึ้นกระดานไวต์บอร์ดแล้วให้เสียงที่ดังที่สุดกำหนดผลลัพธ์ เป็นหนึ่งในวิธีที่ได้ผลน้อยที่สุดในการสร้างความคิดสร้างสรรค์ งานวิจัยชี้ตรงกันว่าแต่ละคนคิดไอเดียได้มากกว่าและดีกว่าเมื่อคิดแยกกัน ไม่ใช่เป็นกลุ่ม เพราะการคิดตามกัน (groupthink) แรงกดดันทางสังคม และการยึดติดกับไอเดียแรก ๆ ลดทอนความคิดอิสระ
รูปแบบที่ดีกว่าคือแบ่งปันโจทย์ล่วงหน้า ให้แต่ละคนเขียนสามไอเดียแรกของตนก่อนการประชุม เริ่มประชุมด้วยการคิดเงียบ ๆ รายบุคคลห้าถึงสิบนาที (เพื่อดึงไอเดียใหม่ ๆ ออกมา) แล้วจึงแบ่งปันและจัดกลุ่ม โดยหน้าที่ของผู้ดำเนินการคือสร้างพื้นที่ให้เสียงที่เบากว่าโดยเฉพาะ เพราะไอเดียที่ดีที่สุดในห้องมักไม่ใช่ไอเดียของคนที่มั่นใจที่สุด
นอกจากรูปแบบแล้ว นิสัยบางอย่างก็สร้างความแตกต่างต่อคุณภาพการประชุมได้มาก:
การประชุมหกสิบนาทีที่มีหกคนไม่ได้ใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง แต่ใช้เวลารวมหกชั่วโมง บวกต้นทุนของการสลับบริบทจากการดึงแต่ละคนออกจากงานที่ต้องใช้สมาธิ สำหรับทีมสิบคนที่ประชุมสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นั่นคือสี่สิบชั่วโมง เท่ากับสัปดาห์ทำงานเต็มของคนหนึ่งคน ที่หมดไปกับการประชุมทุกสัปดาห์ มีกี่ชั่วโมงในนั้นที่ให้ผลลัพธ์ซึ่งวิธีอื่นทำไม่ได้
นี่ไม่ใช่ข้อโต้แย้งต่อต้านการประชุมทุกแบบ แต่เป็นข้อเสนอให้มองเวลาประชุมเป็นทรัพยากรราคาแพงอย่างที่มันเป็น และใช้อย่างรอบคอบเท่ากับรายจ่ายสำคัญอื่น ๆ ของธุรกิจ