ऐसा डैशबोर्ड कैसे बनाएँ जिसे आपकी टीम सच में देखे

ज़्यादातर बिज़नेस डैशबोर्ड प्रभावित करने के लिए बनाए जाते हैं, जानकारी देने के लिए नहीं। यहाँ बताया गया है कि ऐसा डैशबोर्ड कैसे डिज़ाइन करें जो फ़ैसले करवाए, न कि शिष्टता से अनदेखा कर दिया जाए।

एक ख़ास किस्म का बिज़नेस डैशबोर्ड होता है जिसे सबने देखा है और कोई इस्तेमाल नहीं करता। उसे किसी ऐसे व्यक्ति ने बनाया था जिसे परवाह थी — शायद फ़ाइनेंस हेड ने या किसी महत्वाकांक्षी ऑप्स लीड ने — और वह किसी Notion पेज या Looker एम्बेड में रहता है, जिसे बीस लोगों ने बुकमार्क कर रखा है और जिस पर तीन लोग नियमित रूप से जाते हैं। उसमें चालीस मेट्रिक्स हैं, रंगों से कोड किए सेल हैं, स्पार्कलाइन हैं, और आख़िरी-अपडेट का टाइमस्टैम्प दो हफ़्ते पुराना दिखाता है। वह व्यापक है। उसे अनदेखा किया जाता है।

नाकामी तकनीकी नहीं है — वह डिज़ाइन की है। जिस डैशबोर्ड को पढ़ना मुश्किल हो, जिसे समझाना पड़े, या जो "तो क्या?" के साफ़ जवाब के बिना जानकारी रख दे, वह डैशबोर्ड नहीं है। वह डेटा का ढेर है। दुनिया के सबसे अच्छे डैशबोर्ड जानबूझकर नीरस होते हैं: वे टीम को यह बताने के लिए ज़रूरी सबसे कम मेट्रिक्स दिखाते हैं कि चीज़ें ठीक चल रही हैं या नहीं, और जवाब को एक नज़र में साफ़ कर देते हैं।

वह एक सवाल जिसका जवाब डैशबोर्ड को देना चाहिए

कुछ भी बनाने से पहले इस सवाल का जवाब दें: जब कोई यह डैशबोर्ड खोले, तो वह कौन-सा फ़ैसला पहले से तेज़ी से ले पाए? अगर आप इसका ठोस जवाब नहीं दे सकते, तो आप अभी डैशबोर्ड बनाने के लिए तैयार नहीं हैं। आपको तय करना होगा कि यह किसके लिए है — एग्ज़ीक्यूटिव टीम, सेल्स टीम, प्रोडक्ट टीम — और अपना काम बेहतर ढंग से करने के लिए उन्हें क्या जानना चाहिए।

एग्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड जवाब देता है: "क्या बिज़नेस सही राह पर है?" सेल्स डैशबोर्ड जवाब देता है: "क्या हम इस महीने अपना नंबर पूरा करेंगे?" प्रोडक्ट डैशबोर्ड जवाब देता है: "क्या यूज़र्स को हमारी शिप की हुई चीज़ से वैल्यू मिल रही है?" इनमें से हर एक के लिए मेट्रिक्स का अलग सेट चाहिए। एक ही डैशबोर्ड बनाने की कोशिश, जो तीनों के जवाब दे, ऐसा डैशबोर्ड बना देती है जो किसी का भी जवाब नहीं देता।

छह कार्ड वाला एग्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड

ज़्यादातर छोटी और बढ़ती टीमों के लिए छह मेट्रिक्स वाला एग्ज़ीक्यूटिव डैशबोर्ड काफ़ी है। मक़सद यह है कि बिज़नेस की स्थिति तीन आयामों में दिखे — ग्रोथ, रिटेंशन और लागत — और साथ में इतना संदर्भ हो कि पता चले हर आयाम सेहतमंद है या नहीं।

हर कार्ड चार चीज़ें दिखाता है: मेट्रिक का नाम, मौजूदा मान, पिछली अवधि के मुक़ाबले बदलाव, और एक थ्रेशोल्ड। थ्रेशोल्ड ही डैशबोर्ड को काम का बनाता है — उसके बिना किसी संख्या का कोई मतलब नहीं। $84,200 का मासिक रेवेन्यू अच्छा है या बुरा, यह आपके लक्ष्य पर निर्भर करता है। 2.1% चर्न स्वीकार्य है या चिंताजनक, यह आपके बेंचमार्क पर निर्भर करता है। संख्या के साथ ही लक्ष्य भी दिखाएँ, ताकि पाठक को उसे याद न रखना पड़े।

थ्रेशोल्ड का सिद्धांत: हर मेट्रिक के लिए एक रेखा चाहिए

थ्रेशोल्ड के बिना मेट्रिक संदर्भ के बिना एक तथ्य भर है। थ्रेशोल्ड — वह मान जिस पर आप कार्रवाई करते हैं — एक आँकड़े को परिचालन संकेत में बदल देता है। थ्रेशोल्ड तय करना एक काम की बातचीत करवाता है: इस मेट्रिक का कौन-सा मान हमें कुछ अलग करने पर मजबूर करेगा? अगर आप इसका जवाब नहीं दे सकते, तो शायद वह मेट्रिक डैशबोर्ड पर होना ही नहीं चाहिए।

थ्रेशोल्ड दो तरह के होते हैं। टारगेट थ्रेशोल्ड एक लक्ष्य है — $80,000 से ऊपर रेवेन्यू, 40 से ऊपर NPS। अलर्ट थ्रेशोल्ड एक न्यूनतम या अधिकतम सीमा है — 2.5% से ऊपर चर्न समीक्षा को ट्रिगर करता है, बजट से ऊपर बर्न खर्च का ऑडिट करवाता है। दोनों डैशबोर्ड पर होने चाहिए। टारगेट बताते हैं कि आप जीत रहे हैं या नहीं। अलर्ट बताते हैं कि कुछ टूट तो नहीं रहा।

डैशबोर्ड को क्या मार डालता है: सबसे आम डिज़ाइन चूकें

वह समीक्षा-रस्म जो डैशबोर्ड को रखने लायक बनाती है

डैशबोर्ड उतना ही काम का है जितनी वह मीटिंग जिसे वह जानकारी देता है। अच्छी तरह डिज़ाइन किए डैशबोर्ड के साथ सबसे कीमती काम यह है कि उसे अपनी साप्ताहिक या मासिक बिज़नेस समीक्षा के शुरुआती पाँच मिनट के रूप में इस्तेमाल करें। हर मेट्रिक पर बारी-बारी से नज़र डालें, देखें कि वह ट्रैक पर है या नहीं, एक-दो ऐसे मेट्रिक पहचानें जिन पर चर्चा चाहिए, और आगे बढ़ें। डैशबोर्ड की समीक्षा में पाँच मिनट लगने चाहिए। समय उस चर्चा में जाना चाहिए जो वह पैदा करता है।

अगर डैशबोर्ड की समीक्षा में लगातार दस मिनट से ज़्यादा लगते हैं, तो वह बहुत जटिल है। डेटा वह काम कर रहा है जो टीम की समझ को करना चाहिए। अच्छे डैशबोर्ड पैटर्न तुरंत पहचानने देते हैं — हरा यानी छोड़ दें, पीला यानी नोट करें, लाल यानी चर्चा करें — लंबे विश्लेषण सत्र नहीं करवाते।