OKR:t vs. KPI:t: kumpi tavoitteenasettelun malli sopii tiimillesi

OKR:t ja KPI:t sekoitetaan usein, yhdistetään huonosti tai käytetään toistensa synonyymeinä. Tässä kerrotaan, mihin kumpaakin oikeasti tarvitaan ja miten päätät, kumpi tiimillesi sopii juuri nyt.

OKR- ja KPI-mallien vertailu kehystetään yleensä valinnaksi kahden kilpailevan järjestelmän välillä. Se ei ole sitä. Niillä on pohjimmiltaan eri tarkoitus, ja useimmat kypsät organisaatiot käyttävät molempia – ei siksi, etteivät ne osaisi päättää, vaan siksi, että ne ymmärtävät, mihin kumpaakin tarvitaan. Sekaannus syntyy, kun tiimit pitävät niitä vaihtoehtoina, valitsevat toisen ja ihmettelevät sitten, miksi tavoitteenasettelu ei silti toimi.

KPI:t (Key Performance Indicators) ovat jatkuvia liiketoiminnan terveysmittareita. Ne kertovat, toimiiko kone hyvin. OKR:t (Objectives and Key Results eli tavoitteet ja keskeiset tulokset) ovat kehys kunnianhimoisten tavoitteiden asettamiseen ja edistymisen mittaamiseen. Ne kertovat, minne yrität päästä ja oletko menossa sinne. Toinen on mittari, toinen kompassi. Tarvitset molempia.

Mihin KPI:itä oikeasti tarvitaan

KPI on mittari, jota seuraat jatkuvasti, koska se kertoo, toimiiko jokin liiketoimintasi keskeinen osa odotetusti. Kuukausittainen asiakaspoistuma, bruttokate, NPS, tuen vasteaika ja myyntiputken kattavuus ovat KPI:itä. Ne eivät vaihdu neljännesvuosittain. Niille ei ole tavoitetta, jonka ”saavuttaisit” ja jättäisit sitten taaksesi. Ne ovat liiketoimintasi jatkuvia elintoimintoja, ja seuraat niitä, koska jos ne heikkenevät, sinun on saatava tieto heti ja reagoitava.

KPI:n keskeinen ominaisuus on vakaus: sama mittari, jota seurataan johdonmukaisesti pitkällä aikavälillä. Juuri tämä antaa KPI:ille niiden diagnostisen voiman. Asiakaspoistuma 3,2 % on yksinään merkityksetön luku, mutta poistuma, joka on kuuden kuukauden aikana noussut 2,1 %:sta 3,2 %:iin, kertoo, että jokin on muuttunut – ja trendi näkyy vain siksi, että seurasit samaa mittaria ajan yli yhdenmukaisella menetelmällä.

Mihin OKR:iä oikeasti tarvitaan

OKR on määräaikainen, kunnianhimoinen sitoumus saavuttaa tietty tulos. Tavoite (Objective) on laadullinen: se kuvaa merkityksellisen muutoksen, jonka haluat saada aikaan. Keskeiset tulokset (Key Results) ovat määrällisiä: ne määrittelevät tarkasti, miltä onnistuminen näyttää jakson lopussa. OKR:t asetetaan neljännesvuosittain (yritystason tavoitteet vuosittain), ja ne ovat tarkoituksella kunnianhimoisempia kuin se, minkä voit varmasti saavuttaa. Yleisohjeen mukaan 70 %:n saavuttaminen OKR:stä on onnistuminen; jos saavutat johdonmukaisesti 100 %, et ole riittävän kunnianhimoinen.

OKR:t on tarkoitettu muutokseen. Ne kuvaavat alueita, joilla liiketoiminta ei ole vielä siellä, missä sen pitäisi olla, ja joilla kohdennettu ponnistus määritellyllä aikavälillä voi saada aikaan harppauksen suorituskyvyssä. Ne toimivat parhaiten toimintojen rajat ylittävissä hankkeissa, tuotepanostuksissa, markkinoiden laajentamisessa ja organisaation osaamisen rakentamisessa – kaikessa, missä oletettu kehityskulku ei riitä ja tarvitaan tietoista priorisointia, jotta asiat saadaan liikkeelle.

Vertailu rinnakkain

Yleisimmät virheet

KPI:iden muuttaminen OKR:iksi. ”Tavoite: pidä NPS yli 40:n.” Tämä ei ole OKR vaan KPI, jolle on annettu tavoitteen nimi. OKR:n pitäisi kuvata muutosta, ei ylläpitotilaa. Jos huomaat kirjoittavasi tavoitteita, jotka kuulostavat siltä kuin ”jatketaan samaan malliin”, käytät OKR:iä KPI:iden seuraamiseen, mikä huonontaa molempia järjestelmiä.

Liian monta OKR:ää. OKR-työskentelyn kuri on priorisointi. Jos jokaisella tiimillä on seitsemän tavoitetta ja kaksikymmentäyksi keskeistä tulosta, OKR:t ovat muuttuneet tehtävälistaksi eivätkä enää keskitä työtä. Yleisohje on kolmesta viiteen tavoitetta tiimiä kohden ja kullekin kahdesta neljään keskeistä tulosta. Tiimit, jotka ylittävät tämän, ovat yleensä ottaneet mukaan tavanomaista perustyötä, joka kuuluu KPI-mittareihin eikä OKR:iin.

Miten ne toimivat yhdessä käytännössä

OKR:ien ja KPI:iden suhde on hierarkkinen, ei kilpaileva. KPI:t määrittävät lattian: liiketoiminnan terveysmittarit, jotka eivät saa heikentyä riippumatta siitä, mitä OKR:iä tiimi tavoittelee. OKR:t määrittävät katon: kunnianhimoiset tulokset, joihin tiimi pyrkii lattian ylläpitämisen lisäksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että neljännesvuosittaisessa suunnitteluistunnossa käydään kaksi erillistä keskustelua. Ensin käydään läpi KPI:t ja varmistetaan, ettei mikään heikkene tavalla, joka vaatisi puolustavia toimia. Sen jälkeen asetetaan OKR:t, jotka kuvaavat, mihin tiimi suuntaa vapaasti käytettävissä olevan työpanoksensa saadakseen aikaan harppauksen. KPI:t pysyvät vakaina neljännesvuosien yli; OKR:t vaihtuvat sen mukaan, missä tuottavimmat mahdollisuudet kulloinkin ovat.